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Assistenti AI
Un assistente su WhatsApp che conosce i tuoi listini, il gestionale e la rubrica, e risponde a chi lavora. Non un chatbot per i visitatori del sito.
Per chi è
Aziende con agenti di vendita in giro, magazzino, produzione: persone che hanno bisogno di un'informazione subito e non hanno un PC a portata di mano, o che per averla devono chiamare qualcuno in ufficio.
Il segnale: in ufficio c'è una persona che passa la giornata a rispondere alle stesse domande (un prezzo, una disponibilità, una scheda tecnica) invece di fare il suo lavoro. Quella persona è il primo utente dell'assistente, e la più contenta.
Cosa faccio
- Listini e prezzi: l'agente chiede in chat, l'AI risponde con i dati del gestionale. Niente più listini preparati a mano.
- Email da chat: "manda la scheda tecnica del prodotto X a Rossi": l'assistente compone la email con gli allegati giusti al contatto giusto della rubrica, e la mostra prima di inviarla.
- Informazioni dal gestionale: disponibilità, stato di un ordine, ultimo prezzo fatto a un cliente, condizioni di pagamento concordate.
- Documenti interni: schede tecniche, procedure, istruzioni di sicurezza: l'assistente risponde citando il documento da cui prende la risposta.
- Regole chiare: cosa l'assistente fa da solo, cosa chiede conferma, cosa passa a una persona. Scritte prima di andare in produzione.
Come si svolge
- 1
Elenco delle domande che le persone fanno davvero ogni giorno e di dove sta la risposta.
- 2
Collegamento alle fonti: gestionale, listini, rubrica, documenti.
- 3
Costruzione dell'assistente su WhatsApp o nella chat che già usate.
- 4
Prova con le persone che lo useranno, su richieste vere, e correzione delle regole.
- 5
Produzione e misura del tempo di risposta prima e dopo.
Cosa ottieni
Risposte in pochi secondi invece che in mezz'ora, anche di sabato dal cliente. L'ufficio smette di fare da centralino per le domande ripetitive. E le risposte sono uguali per tutti, prese dagli stessi dati: nessun agente con un listino vecchio in borsa.
Un caso reale
In una media azienda produttrice un addetto preparava ogni listino a mano, almeno 30 minuti l'uno, su richiesta degli agenti. Oggi l'agente di vendita scrive in una chat WhatsApp e l'AI risponde con prezzi e condizioni presi dal gestionale; sconti fuori regola e condizioni speciali vengono passati all'ufficio, non concessi dall'assistente. Strumenti: WhatsApp, n8n e un modello AI.
Gli errori che vedo più spesso
- Partire dal chatbot per il sito. È la richiesta più frequente e quasi sempre la meno utile: i visitatori sono pochi e le domande generiche. Il valore sta nelle domande interne, che sono centinaia al giorno.
- Lasciarlo rispondere "a memoria". Un assistente che non è collegato ai dati inventa prezzi con molta sicurezza. Ogni risposta deve venire dal gestionale o da un documento, e dirlo.
- Dargli troppi poteri subito. Prima risponde; poi, dopo qualche settimana, prepara email; infine, se serve, inserisce. Ogni passo si allarga quando il precedente ha dimostrato di funzionare.
- Una chat nuova da installare. Le persone usano WhatsApp; un'app in più resta chiusa. L'assistente va dove la gente già scrive.