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ChatGPT in azienda
Il personale usa già ChatGPT. Meglio che lo faccia con gli account giusti, regole scritte e dati al sicuro.
Per chi è
Aziende dove qualcuno usa già ChatGPT, Gemini o Claude per conto suo, spesso con l'account personale, e titolari che vogliono introdurli in modo ordinato prima che succeda qualcosa di spiacevole con un documento riservato.
Va bene anche per chi ha già comprato gli account aziendali e poi ha visto che nessuno li usa, o li usa come un motore di ricerca: il problema non è lo strumento, è che manca un uso legato al lavoro vero di ogni reparto.
Cosa faccio
- Account e impostazioni: quale piano serve davvero, come configurare le opzioni sui dati (in particolare l'uso delle conversazioni per l'addestramento), chi ha accesso a cosa, cosa succede quando una persona lascia l'azienda.
- Policy d'uso: una pagina, non venti: cosa si può fare, cosa no, cosa va controllato prima di uscire dall'azienda, quali dati non si incollano mai.
- Formazione sui vostri casi: preventivi, email ai clienti, schede prodotto, riepiloghi di riunioni, con i documenti veri (resi anonimi) invece di esempi da manuale.
- Prompt e modelli pronti per le attività ripetitive di ogni reparto, da riusare senza ricominciare ogni volta, raccolti in un posto solo.
- Il passo successivo, se c'è: quando una attività ripetuta ogni giorno con ChatGPT si può trasformare in un'automazione vera, lo segnalo. Spesso è lì che si libera il tempo maggiore.
Come si svolge
- 1
Giro in azienda, o call per reparto: chi usa già l'AI, per cosa, con quale account.
- 2
Scelta e configurazione degli strumenti e delle impostazioni sui dati.
- 3
Policy scritta insieme a te, letta e firmata dal personale.
- 4
Mezza giornata di formazione pratica per gruppo, sui vostri casi.
- 5
Un secondo incontro dopo qualche settimana: cosa è entrato nell'uso, cosa no, cosa correggere.
Cosa ottieni
Personale che usa l'AI con regole chiare e risultati visibili nel lavoro di tutti i giorni; dati riservati che restano riservati; e un documento che dimostra, a chi lo chiede, come l'azienda gestisce l'uso dell'AI. Più un elenco concreto di cosa, nel vostro lavoro, l'AI fa bene e cosa no: che vale più di qualunque corso generico.
Un caso reale
Il caso tipico che trovo: l'ufficio commerciale usa ChatGPT dall'account personale di qualcuno per riscrivere le email, incollando nomi di clienti e condizioni; l'amministrazione non lo usa per principio; il titolare non sa né l'una né l'altra cosa. Dopo l'intervento: account dell'azienda con le opzioni sui dati impostate, una policy di una pagina firmata, e per ogni reparto tre o quattro usi concreti provati sui loro documenti.
Gli errori che vedo più spesso
- Vietare. Il divieto non ferma l'uso, lo nasconde: le persone continuano dal telefono personale, senza regole e senza che nessuno lo sappia.
- Il corso generico su "cos'è l'intelligenza artificiale". Due ore di slide, nessun caso dell'azienda, tutto dimenticato il giorno dopo. La formazione funziona solo sui vostri documenti, in gruppi piccoli.
- Una policy di venti pagine scritta dal legale e mai letta. Una pagina che il personale capisce e firma vale di più; se serve un documento più formale, si aggiunge dopo, con chi ne ha titolo.
- Fidarsi dell'output senza controllo. Un modello scrive con sicurezza anche quando sbaglia. La regola "chi invia, controlla" va scritta e ripetuta.