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Check-up AI
Prima di spendere in strumenti, capire dove l'AI ti fa risparmiare tempo davvero, dove no, e in che ordine conviene muoversi.
Per chi è
Titolari e responsabili di piccole e medie aziende che sentono parlare di AI da tutti e vogliono una risposta concreta: cosa cambia, per noi, da lunedì. Di solito manifattura, alimentare, commercio all'ingrosso, servizi con molta amministrazione: aziende da dieci a qualche centinaio di persone, con un gestionale e tanto lavoro che gli gira intorno a mano.
Va bene anche se hai già provato qualcosa (ChatGPT, un chatbot, un automatismo) e non ha portato risultati: capire perché è parte del lavoro. Quasi sempre il motivo è che si è partiti dallo strumento invece che dal processo.
Cosa faccio
- Guardo come lavorate oggi: gestionale, email, documenti, WhatsApp, chi fa cosa e quanto tempo ci mette. Non dalle procedure scritte, ma seguendo le persone per qualche ora.
- Separo i processi dove l'AI è pronta da quelli dove non lo è ancora, o dove basta una regola in più e nessuna AI. Dirti "qui non serve" fa parte del servizio.
- Per ogni intervento possibile stimo il tempo che libera, cosa serve dal vostro lato, quali sistemi vanno collegati e quanto lavoro di sviluppo richiede.
- Metto tutto in ordine di convenienza: primo, secondo, terzo. Il primo è quello che libera più tempo con meno rischio, non il più spettacolare.
Come si svolge
- 1
Un primo incontro, in call o in azienda: mi racconti come lavorate e cosa vi porta via tempo.
- 2
Accesso in lettura a gestionale e strumenti, con una persona di riferimento in azienda.
- 3
Analisi dei processi e delle fonti dati: dove sono le informazioni, come circolano, dove si bloccano.
- 4
Consegna del piano e incontro di lettura insieme: decidi tu se e da dove partire.
Cosa ottieni
Un documento breve e leggibile, non una presentazione: i 2-3 interventi da fare per primi, perché quelli, cosa serve da voi, come si forma il prezzo di ciascuno. Resta tuo anche se poi non lavoriamo insieme: è scritto per essere usato anche da un altro fornitore o dal vostro tecnico interno.
Un caso reale
In una media azienda alimentare il check-up ha indicato come primo intervento non quello che il titolare aveva in mente (un assistente per i clienti), ma il controllo di gestione: una persona passava circa 6 ore al giorno su Excel per produrre numeri che il gestionale aveva già. È diventato il primo progetto, e il più misurabile. Lo trovi nei progetti.
Gli errori che vedo più spesso
- Comprare il software prima di capire il processo. Una licenza "con l'AI dentro" che poi nessuno usa, perché risolve un problema che l'azienda non aveva.
- Partire dal progetto più grande. Automatizzare tutto il ciclo dell'ordine al primo colpo tocca troppe persone e troppi sistemi: si blocca a metà. Meglio una cosa sola, in produzione, misurata.
- Non misurare il prima. Senza sapere quante ore costava un processo, non si potrà mai dire quanto ne ha liberate. È la prima cosa che faccio nel check-up.
- Dare per scontato che il gestionale esponga i dati. Alcuni lo fanno bene, altri solo con export manuali. Va verificato prima di promettere qualsiasi cosa.