ChatGPT in azienda: come usarlo senza rischi, con un modello di policy
Il personale usa già ChatGPT, quasi sempre con l’account personale. Il rischio non è lo strumento: è un documento riservato incollato in una chat senza regole. Si risolve con tre cose: account giusti, una policy di una pagina, una formazione sui vostri casi.
- Autore
- Xhoel Tuka, perito informatico, 8 anni di esperienza
- Pubblicata
- Basata su
- la policy e la formazione che uso nei progetti; art. 4 dell'AI Act letto su EUR-Lex
- Verificata
- Numeri, norme e date controllati sulla fonte il
Cosa può andare storto, in pratica
- Dati che escono. Un preventivo con nome del cliente e prezzi, un contratto, un elenco di dipendenti incollati in una chat su un account personale, con impostazioni che nessuno ha guardato.
- Risposte prese per buone. Un articolo di legge inventato, un dato tecnico sbagliato, un calcolo plausibile ma errato, finiti in una email al cliente.
- Tutti fanno diverso. Chi usa ChatGPT per tutto, chi non lo usa per principio, chi lo usa di nascosto. Nessuno sa cosa fanno gli altri.
- Nessuna prova. Se qualcuno chiede come l’azienda gestisce l’AI, non c’è un documento da mostrare. L’art. 4 dell’AI Act chiede misure per sostenere l’alfabetizzazione del personale: una policy e una formazione sono esattamente quelle misure.
Primo: gli account
Gli account personali gratuiti vanno bene per provare, non per lavorare. Per l’azienda servono account intestati all’azienda, con le impostazioni sui dati controllate da una persona sola, e la possibilità di toglierli quando qualcuno va via. Quale fornitore e quale piano dipende da cosa ci fate: non esiste una risposta valida per tutti, e chi te la dà senza chiedere niente sta vendendo un piano.
Una regola vale sempre: prima di attivare qualsiasi cosa, guarda le impostazioni che riguardano l’uso delle vostre conversazioni per addestrare i modelli, e impostale come vuoi tu. Poi scrivilo nella policy.
Secondo: la policy, in una pagina
Una policy di venti pagine non la legge nessuno. Questa è la struttura che uso nei progetti: adattala, falla leggere, falla firmare, conserva le firme.
Uso degli strumenti di intelligenza artificiale — regole aziendali
- Strumenti ammessi. Si usano solo gli account aziendali indicati qui: [elenco]. Gli account personali non si usano per il lavoro.
- Cosa non si inserisce mai. Dati personali di clienti, fornitori e colleghi; prezzi e condizioni riservate; contratti; codici di accesso; qualsiasi documento marcato come riservato. In caso di dubbio, non si inserisce.
- Cosa si può fare. Bozze di email e documenti, riassunti di testi non riservati, traduzioni, idee, controllo di refusi, formule e calcoli da verificare.
- Controllo prima dell’uso. Tutto ciò che esce dall’azienda (email, preventivi, documenti) viene letto e verificato da chi lo firma. Numeri, norme e date si controllano sulla fonte.
- Trasparenza. Se un contenuto generato con l’AI viene pubblicato o inviato a un cliente in modo rilevante, lo si dice quando richiesto o quando è corretto farlo.
- Responsabilità. Chi usa lo strumento risponde di ciò che invia, come per qualsiasi altro strumento di lavoro.
- Riferimento. Per dubbi e nuovi usi si chiede a: [nome]. Questa policy viene rivista ogni [6/12] mesi.
Data, firma del titolare, firma per presa visione del personale.
Non è un documento legale e non sostituisce il parere di un professionista: è la regola operativa che funziona in azienda. Per gli aspetti giuridici (privacy, contratti di lavoro) fai verificare il testo a chi ti segue.
Terzo: la formazione, sui vostri casi
Una formazione generica su "cos’è l’AI" non cambia il lavoro di nessuno. Quella che funziona dura mezza giornata, per gruppi piccoli, e usa i documenti veri dell’azienda resi anonimi: il preventivo che fate ogni settimana, la email al fornitore in ritardo, la scheda prodotto da riscrivere. Ognuno esce con due o tre cose che da domani fa più in fretta, e con i limiti chiari.
Conserva data e partecipanti: insieme alla policy, è la prova delle misure dell’art. 4.
Da dove iniziare
Fai un giro tra i reparti e chiedi chi usa già ChatGPT e per cosa. La risposta sorprende quasi sempre, ed è il punto di partenza giusto. Se vuoi una mano per account, policy e formazione, è il servizio ChatGPT in azienda.
Fonti
- Regolamento (UE) 2026/1744 — nuovo art. 4 dell’AI Act (alfabetizzazione) — letto il 3 novembre 2026